Digital Asset Management: entenda o que é um ativo digital e gerencie

Você já pensou em como assegurar os ativos digitais da sua empresa ou nem sequer ouviu falar disso? Não se preocupe, em ambos os casos esse post pode lhe ajudar muito a entender como funciona o Digital Asset Management (DAM) e quais as vantagens que ele pode trazer para seu negócio.

Para iniciar, vamos primeiro pensar nos ativos físicos da sua empresa: imóveis, computadores, ferramentas, materiais de trabalho etc. De forma análoga estão os ativos digitais para o ambiente da internet, que nada mais são do que recursos intangíveis, porém imprescindíveis — principalmente na realidade cada vez mais digital em que vivemos hoje.

Quer um exemplo? Todos os documentos, códigos, vídeos, imagens, sites, blogs, perfis nas mídias sociais, apresentações etc. Que sua empresa vai acumulando ao longo do tempo são ativos digitais. Estes possuem um grande valor e devem ser preservados. Já pensou em perder, de um dia para o outro, todo o trabalho que sua equipe de comunicação vem desempenhando para gerar acessos e engajamento online? Pensando em proteger esse patrimônio é que o DAM existe. Confira!

Afinal, o que é Digital Asset Management?

A tradução para esse termo é gerenciamento de ativos digitais, que nada mais é do que uma adaptação melhorada dos processos tradicionais de arquivamento, que antes eram feitos por meio de servidores internos.

Investir na aplicação do Digital Asset Management é uma forma de não somente tornar mais seguro esse armazenamento de informações cruciais, como também otimizar o gasto de recursos como tempo e investimento, por se tratar de uma forma mais inteligível de organização.

Esse processo tem se tornado cada vez mais necessário, visto que todas as estratégias de venda um negócio, mesmo que sejam ações físicas, passam pelo digital. Provavelmente, sua equipe realiza o planejamento do marketing de conteúdo de seu negócio a partir de alguma ferramenta digital, seja o Google Docs ou outro software, por exemplo.

Estima-se que sua equipe gaste cerca de 65 horas tentando encontrar e organizar algum documento, imagem ou vídeo nos arquivos da sua empresa durante o ano. Pensando nisso, o que você faria que tivesse esse tempo a mais para realizar seus objetivos?

Quais são suas principais vantagens?

De forma geral, os principais benefícios que poderão ser identificados na aplicação dessa tecnologia são a fácil integração, a rápida implementação e o fato da usabilidade ser bastante intuitiva. Além disso, separamos algumas razões para você usar essa ferramenta. Confira:

Armazenamento de dados internos

Os ativos digitais da empresa, são armazenados de forma inteligente. Facilitando a busca de todos os colaboradores e parceiros por dados e informações.

Sem lentidão para encontrar o que você precisa

Essa ferramenta garante ainda um processamento e arquivamento das informações de forma veloz. Fato que possibilita que mesmo uma grande empresa, que tenha muitos dados, possa ter tudo processado rapidamente no sistema.

Um sistema DAM de alta qualidade vai indicar automaticamente para sua equipe como utilizar os recursos disponíveis. Seja através do sistema de busca, na categorização dos conteúdos ou no funcionamento das permissões.

A preservação dos direitos legais

Outro assunto bem delicado, porém essencial, diz respeito aos direitos legais dos ativos digitais e seus gerenciamentos. Um bom software DAM dá aos administradores total liberdade para escolher o nível de acesso de qualquer pessoa a esse capital da empresa. Além de gerir as licenças e o tempo que determinado dado pode ficar disponível para uso de um colaborador.

Centralização de informações

A capacidade de integração também é um facilitador nesse processo de otimização de recursos, pois assim, todos os dados publicados ou recebidos. Seja por qual canal for, serão integrados ao sistema que armazena automaticamente de forma inteligente. Sempre que for preciso operar websites, redes sociais, páginas de destino etc., os dados serão centralizados nessa plataforma.

Você pode até optar por utilizar o Google Drive, por exemplo, que é gratuito. Porém, a grande diferença é que ele não foi pensado exatamente para essa função. Por isso, o fluxo de organização dependerá totalmente da capacidade de sua equipe de criar processos inteligentes e otimizados. Ainda assim, levará um tempo para que isso seja construído, o que pode onerar o funcionamento de seu negócio e consequentemente afetar os resultados por um tempo.

Logo, centralizar informações em um sistema é essencial para evitar o desperdício de recursos e trazer mais organização. Imagine se apenas o gerente de marketing ou o chefe de tecnologia da informação sabem e têm acesso aos arquivos de suas respectivas áreas.

Além disso ser perigoso: se quiser, um profissional pode atentar contra o patrimônio da companhia, também pode causar atrasos na entrega se esses gestores tiverem que ausentar por algum motivo ou imprevisto. Toda a equipe dependerá dele para prosseguir os trabalhos.

Por meio de um sistema de metadados do DAM, que na prática funcionam como tags e palavras-chaves que categorizam os arquivos, a tendência é que a logística dos ativos digitais se torne cada vez mais sofisticada, à medida que os dados forem sendo acumulados.

Por que as principais empresas estão se preocupando com esse assunto?

A resposta principal para essa pergunta é a competitividade. A internet trouxe para as empresas uma quebra de barreiras mercadológicas enorme, o que fez com que hoje seu consumidor possa comprar de um concorrente seu de qualquer lugar do mundo. Desta forma, não existe diferentes mercados consumidores, mas sim um grande comércio digital.

As consequências mais diretas dessa realidade é a enorme concorrência, que exige com que as empresas invistam em diferenciais competitivos para sair na frente. Uma das maneiras de amortecer esse impacto é otimizando recursos. Cada vez mais os processos burocratizados e lentos estão perdendo espaço dentro das principais organizações.

O que você pode fazer pelos seus ativos digitais?

A melhor forma de administrar o acúmulo crescente de dados e informações é por meio de uma ferramenta que possibilita não só um maior grau de segurança como também uma otimização de recursos essenciais para sair na frente como tempo e dinheiro.

Por fim, outro ponto que pode ajudar a garantir a permanência de seu negócio no mercado, é estar sempre antenado nas principais tendências.

Se sua empresa não tem a cultura de gerar inovação, ao menos se empenhe em estar ligado nas principais novidades, desde a gestão até a entrega, e absorvê-las rapidamente em seu empreendimento.

Fique ligado! Pois as mudanças acontecem muito rápido e acompanhar essas informações e ainda saber quais realmente vão agregar valor a seu negócio é um grande ponto fora da curva de mercado e diferencia um grande gestor de outros empresários comuns.

Quais são as principais ferramentas?

Existe uma gama ampla de plataformas de Digital Asset Management no mercado e você deve escolher aquelas que têm mais a ver com o seu negócio. Por exemplo, existem categorias que possibilitam o gerenciamento de marca e estão ligados principalmente ao marketing da empresa e seus conteúdos.

Também existem aqueles responsáveis pela gestão de arquivos internos da companhia ou dos ativos de produção. A melhor opção é escolher um que esteja na nuvem e que possa ser acessado de qualquer dispositivo, incluindo o smartphone.

Confira, abaixo, 3 dos principais softwares do mercado e suas principais vantagens:

  1. Adobe Experience Manager: é mais indicado para empresas que precisam organizar muito os ativos relacionados com o design. Por ser um programa da Adobe ,está integrado com o Photoshop e os demais programas de edição. Isso facilita no momento de organizar todas as modificações que são feitas em peças publicitárias, por exemplo, sem que isso se torne uma bagunça;
  2. Widen: possui uma amplitude de possibilidades de organização e aplicação de metadados. É uma opção ideal para as empresas que desejam gerir uma extensa biblioteca digital de forma inteligente;
  3. Cleanpix: é indicado para o gerenciamento de acessos, permissões e licenças de ativos digitais, facilitando a comunicação entre os times dentro de uma empresa. Além disso, ele tem uma ferramenta que automaticamente converte os arquivos corretos para quem precisa. Por exemplo: um arquivo da biblioteca está em formato .jpg e um colaborador precisa dele em formato .pdf — o sistema faz isso dentro mesmo da plataforma.

Qual é a diferença entre DAM e Content Management System?

Essa é uma confusão muito frequente para aqueles que já estão um pouco inteirados sobre esse assunto. Como o próprio nome já diz, o Content Management System é um sistema de gerenciamento de conteúdo como o WordPress, Coremedia ou Magnolia e não abrange ativos digitais mais valiosos como logotipo, propostas, contratos, apresentações, etc.

Na prática, ambos foram projetados para tarefas diferentes, mesmo trabalhando com conteúdos digitais. O DAM trabalha com o armazenamento de forma segura dos ativos digitais, enquanto que o CMS é uma ferramenta de organizar a publicação de conteúdo editorial. Portanto, são duas soluções diferentes, mas que podem ser integradas — o que potencializa ainda mais a otimização de seu negócio.

Gostou de entender melhor o que é Digital Asset Management e como ele pode ajudar você e sua empresa a gerenciar os ativos digitais? Essa é uma questão que não deve ser negligenciada, já que essas informações são parte essencial do patrimônio da empresa e uma vez perdidas, todo o trabalho e investimento são liquidados de um dia pro outro.

Sabemos que essa não é uma experiência que ninguém quer passar, por isso cuide bem dos ativos digitais de seu negócio! Se quiser continuar aprendendo mais sobre como otimizar processos, leia o e-book “Como alcançar grandes resultados com pequenos times de marketing”.

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