Certificado digital: entenda o que é e perca o medo de fazer transações digitais

Quando você precisa se apresentar a qualquer local ou assinar qualquer documento, é necessário que tenha em mãos sua carteira de identidade, para que seja possível comprovar quem é você. Mas como isso acontece quando as negociações são feitas no mundo digital? Pois bem, se você não sabe como isso ocorre, continue lendo e entenda mais sobre o universo do certificado digital.

Afinal de contas, esse é um termo que cada vez mais se espalha entre os empreendedores, principalmente pela necessidade de emissão de nota fiscal eletrônica — um recurso de fiscalização tributárias que entrou em vigor em 2006 pela Receita Federal e que é apenas uma das funções desse documento.

Confira as demais aplicações e tudo o que é importante saber sobre certificado digital nos tópicos a seguir:

O que é certificado digital e para que ele serve?

O certificado digital possibilita que qualquer pessoa, seja física ou jurídica, assegure sua identidade fiscal pela internet. É importante porque garante segurança e autenticidade por meio de uma tecnologia que foi desenvolvida especialmente para este fim.

O certificado funciona como uma chave que transforma a informação em dados criptografados, isto é, códigos inteligíveis, que só podem ser lidos por sistemas e máquinas que tiverem permissão. Desta forma, o risco de um invasor se apropriar de dados de segurança de uma empresa ou pessoa é infinitamente menor.

O uso desse documento ainda gera muitas dúvidas e para facilitar, separamos algumas das principais funções que pode ter. Confira:

Gerar Nota Fiscal Eletrônica

Como o próprio nome já deixa claro, ter um certificado digital dá direito ao empreendedor de emitir nota fiscal pela internet. O Ministério da Fazenda já sinalizou o interesse de, inclusive, estender essa prática para todos os documentos fiscais.

Ou seja, mais cedo ou mais tarde, qualquer empresa deverá ter esse atestado para ter de prestar contas.

Reconhecer Firma

Sabe aquela velha história de ter que ir ao cartório para reconhecer a autenticidade da sua assinatura por meio de um reconhecimento de firma? Ainda hoje vários documentos precisam disso para se tornarem válidos. No entanto, ao possuir um certificado digital, você estará garantindo a veracidade da sua assinatura automaticamente, sem a necessidade tanta burocracia.

Efetuar transações bancárias seguras

Um outro ponto muito importante é no momento de realizar transações bancárias online. Todos sabemos que, com o acesso à internet, nosso computador fica muito exposto à ação de hackers e à contaminação por vírus. Como acessamos nosso banco por meio desse dispositivo, as transações se tornam pouco seguras.

Para evitar que isso ocorra e o acesso ao internet banking fique tão exposto, é importante obter um certificado digital de segurança.

Acessar serviços eletrônicos na Receita Federal

O site da Receita Federal possui um setor direcionado ao atendimento do contribuinte, o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao contribuinte), que só está disponível para aqueles que acessam o sistema com o certificado.

O e-CAC foi lançado em 2005 e desde então já ajudou muito a desburocratização na prestação de contas. Por meio ele, é possível administrar a situação do seu CPF na Receita, as cobranças disponíveis e outras informações relevantes.

Assinar contratos online

Assinar contrato é sempre necessário no mundo dos negócios. Pode não ser tão difícil e caro se as partes estão na mesma cidade. Porém, quando é necessário fechar um acordo com parceiros de outras localidades ou que estão com a agenda muito cheia, esse processo pode dar um pouco de dor de cabeça.

É também para minimizar essas burocracias e otimizar o seu tempo para deslocamento que o certificado digital existe. Desta forma, cada um dos interessados pode ler o contrato pela internet e assinar com o “assinador digital”.

Ter segurança no envio de e-mails

A caixa de e-mail é uma das formas mais comuns de adquirir vírus e por isso normalmente não é o canal mais seguro. Para que suas informações permanecem sem ameaça de fraudes e invasões, este documento dá a opção de enviar e-mails criptografados para seus parceiros e colaboradores.

Obter Certificado SSL

Essa certificação é baseada no protocolo SSL, isto é, um padrão universal de segurança tecnológica desenvolvida desde 1994, que cria uma criptografia entre a página web e o servidor, garantindo que a navegação seja segura para o usuário.

É possível identificar um site com o SSL na barra de navegação, que possui um cadeado indicando que aquele site é seguro.

Como o certificado digital funciona na prática?

Agora que você já entendeu melhor o que é um certificado digital e quais as funções deste documento, vamos à prática: como ele funciona?

No momento de receber seu atestado, o empreendedor deverá optar pelo formato que deseja — que será escolhido de acordo com a sua necessidade. Além disso, terá que decidir se deseja receber via token ou cartão inteligente, isto é, em qual formato físico seus dados estarão armazenados (se se tratar de um tipo A3).

Dentro do dispositivo que você escolher, token, cartão inteligente ou instalação de software, ficará armazenado o certificado, por meio de uma chave de segurança pública criptografada, que serve para assegurar a veracidade daquelas informações ali contidas.

Além disso, cada usuário terá uma senha PIN, criada e cadastrada no momento de aquisição, e uma senha PUK, para que seja usada em caso de esquecer a primeira. É importante ter bastante cuidado no armazenamento dessas informações, pois caso você não lembre o código de cadastro, não há maneiras de recuperar e deverá ser feito um novo certificado.

Quais os tipos que existem?

Para que fique claro para você quais os tipos de certificados existentes no mercado, listamos abaixo as opções e o que eles fazem. Confira:

Tipo A

É usado principalmente para a assinatura de documentos online e transações bancárias. Em resumo, ele garante a autoria da ação e a autenticidade do documento, como se fosse um reconhecimento de firma dos cartórios tradicionais.

Tipo S

São os certificados destinados à criptografia dos dados, ou seja, é utilizado para o sigilo e confidencialidade. É o que vai impedir o acesso de identidades estranhas e indesejadas às informações em questão.

Tipo T

É conhecido também como um certificado de tempo, o que na prática significa que ele valida o horário e a data em que o documento foi assinado. Além disso, também assegura a identidade do autor.

Tipo A1

Este documento normalmente apresenta uma extensão .PFX ou .P12, que é instalado diretamente na máquina do usuário — e por isso não precisa de um token ou cartão inteligente para funcionar. É um dos certificados mais baratos, porém a validade é de apenas 12 meses — ao contrário dos demais, que normalmente duram 36 meses.

Depois do vencimento, o contribuinte deverá solicitar a renovação do documento e deverá pagar todas as devidas taxas novamente. Confira ainda algumas outras características próprias do A1:

  • por não depender de um token, pode ser instalado em diversas máquinas ao mesmo tempo;
  • pode ser adquirido em programas de emissão de notas fiscais, gerando menos burocracia de deslocamento;
  • existe a possibilidade de instalá-lo no servidor da empresa, para que ele valide automaticamente as notas fiscais que forem emitidas;
  • não exige o uso da senha PIN no dia a dia;

Tipo A3

Ao contrário do tipo A1, o A3 exige a aquisição de um hardware, token ou smart card, para a utilização do certificado. O ponto positivo disso, é porque ele se torna portátil e não precisa ser instalado um uma máquina fixa. Confira algumas características gerais:

  • pode ter o prazo de validade de até 36 meses, a depender do dispositivo físico escolhido para armazenamento;
  • é facilmente transportado, por se tratar de um dispositivo USB ou de um cartão comum;
  • diferentemente do tipo A1, pode ser manuseado em apenas uma máquina por vez.

e-CPF

Esse nada mais é do que uma versão digital do nosso CPF (Cadastro de Pessoa Física). Como o próprio nome sugere, ele garante a identidade de pessoas físicas. Cada vez mais, essa tem sido a forma de apresentação de uma pessoa em sistemas públicos e privados.

A forma que ele funciona é a partir da criptografia de dados, que oferece grande garantia no momento de realizar transações, além de oferecer sigilo e segurança de dados.

e-CNPJ

Neste caso, o e-CNPJ é a identidade digital de pessoas jurídicas e garante a genuinidade das transações digitais realizadas por CNPJs. Com esse atestado em mãos, o empreendedor é capaz de um maior acesso no site da Receita Federal e também fazer procurações.

Também é utilizado como porta de entrada em softwares diversos de contabilidade online, que realizam consultas e armazenam notas fiscais para o contribuinte.

Eu realmente preciso usar esse documento?

Depende. A obtenção de um certificado digital é obrigatória, pela Instrução Normativa RFB nº 1.036, de 1º de junho de 2010, para empresas do terceiro setor que se enquadram nos regimes tributários de lucro presumido ou lucro real — o que exclua a necessidade dos optantes pelo Simples Nacional de comprar o serviço.

Porém, na prática algumas dificuldades podem ser geradas pela escolha de não possuir esse documento. Confira algumas delas:

  • talvez a prefeitura da sua cidade não exija realmente a aquisição desse atestado para a emissão de notas fiscais, porém isso vai variar de uma localidade para outra. Pesquise quais são as exigências na sua para ficar mais informado;
  • se você optar por utilizar algum software de gestão contábil ou até mesmo contratar o serviço de um contador que utilize algum programa para este fim, certamente será preciso que você tenha um certificado para os casos de automação desse processo;
  • em um futuro breve, as empresas com funcionários serão obrigadas a enviar declarações e informações dos colaboradores para a Caixa Econômica Federal e a Previdência Social via internet, e isso só será possível com a certificação eletrônica;
  • para as notas fiscais de produtos (NF-e) ele é obrigatório para todos os CNPJs.

No que se refere aos e-CPFs, essa validação é optativa, ficando à critério da pessoa se deseja se adquirir ou não. Se este for o seu caso, procure as instituições certificadoras disponíveis no mercado e solicite sua documentação.

Qual deles é mais aconselhável para você?

Ainda não conseguiu decidir qual é o tipo mais aconselhável para sua utilização? Não se preocupe! Neste tópico iremos lhe auxiliar nesta escolha, para que ela seja a mais consciente possível.

Alguns defendem que a melhor escolha para sua empresa é o do tipo A1. Isso porque ele garante a possibilidade de automação dos processos tributários — eliminando a necessidade de grande investimento de recursos imprescindíveis como tempo e dinheiro para esta finalidade.

Além disso, existe uma grande discussão a respeito de qual deles é o mais seguro. Para alguns, o fato do A3 possuir uma senha PIN de acesso e só poder ser utilizado com isso, faz dele mais vulnerável a invasões indesejadas, pois será necessário compartilhar a senha quando for delegada uma tarefa.

Isso se torna um pouco complicado quando você começa a delegar essas funções a seus funcionários. Por outro lado, o A1 é instalado na máquina, por isso prescinde do compartilhamento de códigos entre a equipe.

Outro ponto que alguns defendem é o fato do A3 ser uma aplicação portátil, que ao ser carregado de um local para o outro, pode ser danificada e até ser esquecido em algum lugar. Porém, algumas pessoas pensam o oposto e enxergam que o fato dele estar em um token ou smart card torna tudo mais fácil.

Portanto, entenda: não há a melhor escolha, mas apenas a que se adequa melhor a você e às suas necessidades. Como acreditamos que cada um deles serve a um propósito e tem suas características positivas e negativas, preferimos separar dois pontos que você deve considerar para fazer a melhor escolha:

Segurança

  • você possui muitos funcionários? Eles são de sua confiança? Você confiaria a senha desse serviço a eles?
  • será necessário usar seu certificado fora do local da sua empresa? Se você não precisar transportá-lo, os riscos de danificar ou perder são menores;
  • vai ser utilizado algum serviço de gestão contábil e de automação de emissão de notas? Se sim, a opção deve ser o A1, já que o A3 não permite que isso aconteça.

Facilidade

  • o fato de ter um certificado instalado em sua máquina parece uma facilidade para você? Muitos acreditam que depender de um dispositivo físico para isso não condiz com o mundo digital em que vivemos;
  • você está disposto a renovar sua certificação todo ano? No tipo A1, isso é necessário, enquanto o A3 pode ser válido para até 36 meses.

O que é preciso para obter os diferentes certificados?

Primeiramente, você terá que escolher entre umas certificadora disponíveis no mercado. Uma dica: peça a ajuda de amigos ou de conhecidos nesse momento, pois existem algumas empresas que cobram um preço mais em conta, mas não conseguem entregar um serviço de suporte de alta qualidade.

Logo após feito isso, será preciso comparecer presencialmente, com hora marcada, com os seguintes documentos:

e-CNPJ, NF-e e A1 e A3

  • documento de constituição da empresa;
  • documento de alterações contratuais (se existir);
  • cartão do CNPJ impresso;
  • documento de identificação do responsável na Receita Federal;
  • CPF do responsável;
  • comprovante de endereço de até 3 meses da data agendada.

e-CPF

  • documento de identificação;
  • CPF;
  • comprovante de endereço de até 3 meses da data agendada;
  • título de eleitor.

Dúvidas frequentes

Se depois de todas essas informações, ainda restar alguma dúvida sobre o processo de certificação eletrônica, ainda separamos algumas perguntas frequentes sobre esse assunto para lhe ajudar a esclarecer. Confira:

Consigo instalar o meu certificado em mais de uma máquina?

Isso depende da instituição que forneceu o certificado para sua empresa. Alguns podem ser inseridos em mais de um computador, outros não. Informe-se melhor com a certificadora.

É possível assinar uma NF-e com meu e-CPF ou e-CNPJ?

Com o e-CPF, não. Uma nota fiscal só poderá ser assinada com o certificado de uma pessoa jurídica. Porém, o e-CNPJ não é o mais ideal para isso devido a questões de segurança, sendo os mais indicados os dos tipos A1 ou A3.

Em minha empresa, dois funcionários de lojas diferentes podem usar o mesmo certificado ao mesmo tempo?

Não. O sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz) só dá acesso a um usuário por vez.

Se a minha empresa é localizada em determinado estado, preciso que as lojas de outros estados retirem novos certificados?

Não. Uma vez retirada a certificação, ela passa a valer para todo o CNPJ, tendo ele uma loja ou várias. Desta forma, o documento pode ser utilizado em qualquer um dos estabelecimentos, sejam eles a matriz ou não.

É necessário possuir algum software de instalação para meu certificado?

Depende. Normalmente as instalações já acontecem automaticamente, porém em outros casos é necessário a instalação de um drive, contidos em um CD, para que o atestado comece a rodar.

Minha empresa precisa emitir notas fiscais eletrônicas. De que certificado eu preciso?

Para esta finalidade, você deverá escolher entre os tipos A1, A3 ou e-CNPJ, que deve estar cadastrado no ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras).

Como um certificado é capaz de validar a veracidade de uma nota fiscal eletrônica?

Existe um órgão responsável para dar a validação da integridade de um documento eletrônico, o ICP-Brasil, que assegurará que a certificadora esteja comercializando um atestado dentro dos padrões de segurança exigidos. Além disso, ele passa nas mãos também do Secretaria da Fazenda do Estado do contribuinte.

Por que o certificado deve ter prazo de validade?

Para que a confiança na veracidade daquelas informações sejam renovadas. De tempos em tempos, várias transformações podem acontecer em uma empresa, que podem interferir na veracidade da certificação.

Além do mais, com as mudanças recorrentes das tecnologias utilizadas para este fim, certamente será necessária a atualização do sistema de tempos em tempos.

O que é preciso para renová-lo?

Você deverá solicitar a renovação para a instituição que emitiu o seu documento, antes do fim do prazo de vigência do certificado. Somente para cadastros de pessoas físicas (e-CPFs) que essa função é executável totalmente pela internet.

O responsável por assinar as notas fiscais da empresa faleceu, posso atualizar o cadastro existente?

Em primeiro lugar, deverá ser feito uma solicitação de troca do representante da companhia juntamente à Receita Federal. Depois de feito isso, terá que ser adquirido um novo certificado já com as novas informações.

Qual a configuração de computador é necessária para executar meu certificado?

De forma geral, os certificados rodam em sistemas Windows 7, 8, 8.1 e 10. Já para os MACs, são aceitos apenas nas versões 10.6 a 10.10.

Em quais casos meu certificado pode se tornar inutilizável?

Você perderá automaticamente o seu certificado nas seguintes situações:

  • tentar acertar mais de três vezes a senha PIN e errar;
  • não lembrar a sua senha PIN nem a PUK;
  • perder seu dispositivo físico (nos tipos A3);
  • realizar uma formatação no computador e esquecer de realizar um backup do documento.

O que é criptografia?

Em sua origem, essa palavra vem do grego e significa “a arte de escrever em códigos”. Na prática, isso significa que um programa de computador específico realiza a cifragem das informações, isto é, faz com que ele se torne ilegível para a maioria. Para fazer com que o texto se torne legível novamente é necessário possuir uma chave que transforme aquele dado em texto novamente.

Qual tem maior valor: um documento assinado digitalmente ou de fisicamente?

De acordo com a lei nº 2.200-2 de 2001, tanto o documento assinado pela internet quanto os manuscritos possuem o mesmo valor perante a justiça.

Qual a diferença entre instituição certificadora e instituição de registro?

A instituição certificadora é aquela que tem a permissão de gerar os certificados digitais. Além disso, ela também deve gerenciá-los para garantir que todos continuem com os critérios de segurança exigidos.

Por outro lado, a instituição de registro é a intermediária entre a certificadora e o governo, pois é ela que concede a permissão que garante que uma instituição está apta a comercializar este documento, de acordo com os padrões exigidos por lei.

Essas foram as principais informações que acreditamos serem relevantes de destacar a respeito do certificado digital e sua utilização. Esperamos que após esse post, você possa fazer a melhor escolha tanto para a sua vida pessoal quanto profissional, se falamos de segurança em assinatura de contratos e transações comerciais.

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